OdigoPOC
A1Fonctionnel

Missions

Tout ce qui se fait dans le cadre d’une mission, avec pour chaque activité la question qui compte : est-ce à Odigo de la porter, à Novamap, ou à personne des deux. Les descriptions sont écrites pour quelqu’un qui n’a jamais travaillé en marchés publics — corrigez-les si elles sonnent faux.

25 missions19 odigo3 novamap0 hors cadre3 à trancher
Une contrainte qui pèse sur tout l’outil
Quand on rédige les pièces d’un marché puis qu’on analyse les offres, il faut pouvoir démontrer qu’aucun candidat n’a été avantagé. Le juge administratif a déjà annulé des procédures sur un simple doute légitime. Conséquence directe sur ce qu’on construit : aucune note ne peut être attribuée automatiquement, et toute décision doit rester justifiable après coup — d’où la citation source sur chaque élément produit.
3 missions restent à trancher. Chacune se range dans Odigo, dans Novamap ou hors cadre pendant la séance.
PHASEToutesAvant-venteCollecteAnalyseProductionRestitutionAprès-vente
ATTRIBUTIONToutesOdigoNovamapHors cadreÀ trancher
Avant-vente

Repérer les consultations qui nous concernent

Odigo
QUAND ÇA INTERVIENT
En continu, tous les jours. C'est le point d'entrée de tout : une consultation non vue est une affaire perdue sans même l'avoir su.
EN QUOI ÇA CONSISTE
Les acheteurs publics — bailleurs sociaux, collectivités, universités — sont obligés de publier leurs besoins sur des sites appelés « profils d'acheteur » (les plus courants sont AWS, Marchés Online, la plateforme PLACE de l'État). Chaque site publie un « avis de publicité » : un résumé de quelques lignes annonçant qu'un marché s'ouvre. Il faut surveiller ces sites, ouvrir les avis qui ressemblent au métier, et écarter ceux qui n'y ressemblent que par le vocabulaire. Un avis intitulé « diagnostic technique de patrimoine » peut aussi bien viser une mission d'ingénierie qu'un simple relevé d'amiante — il faut ouvrir pour trancher.
CE QU’ON FAIT PEUT-ÊTRE DÉJÀ
Alertes e-mail configurées sur quelques plateformes, relevées à la main. Le tri se fait au jugé, sans trace de ce qui a été écarté ni pourquoi.
CE QUE ÇA PRODUIT
Une liste de consultations à examiner de plus près, et implicitement une liste de celles qu'on a laissé passer.
CE QUE L’OUTIL POURRAIT FAIRE
L'outil interroge lui-même les plateformes surveillées, écarte ce qui ne ressemble pas au métier et présente le reste en une liste à trancher d'un clic. Ce qui est écarté reste consultable : savoir ce qu'on ne regarde pas vaut autant que savoir ce qu'on regarde.
OUTILLAGE
4/5
Avant-vente

Télécharger et ouvrir le dossier de consultation

Odigo
QUAND ÇA INTERVIENT
Juste après avoir repéré un avis qui semble correspondre, avant toute décision de répondre.
EN QUOI ÇA CONSISTE
L'avis de publicité ne dit presque rien. Le vrai contenu est dans le « dossier de consultation des entreprises » (le DCE) : un lot de fichiers à télécharger sur la plateforme de l'acheteur, souvent après création d'un compte. On y trouve en général le règlement de consultation (les règles du jeu), le cahier des clauses techniques particulières ou CCTP (ce qu'il y a à faire), le cahier des clauses administratives particulières ou CCAP (les conditions contractuelles : délais de paiement, pénalités), et selon les cas un bordereau de prix à remplir. Les fichiers arrivent souvent en archive ZIP, parfois en PDF scannés et non sélectionnables.
CE QU’ON FAIT PEUT-ÊTRE DÉJÀ
Création de compte sur la plateforme, téléchargement, dépôt dans un dossier réseau nommé à la main. Aucune convention de nommage stable d'une consultation à l'autre.
CE QUE ÇA PRODUIT
Le dossier complet des pièces, rangé quelque part sur le serveur du cabinet.
CE QUE L’OUTIL POURRAIT FAIRE
Un dossier téléchargé une fois est rangé automatiquement sous l'affaire, ses pièces identifiées par type — règlement, cahier des charges, bordereau — sans qu'on ait à les nommer. Les PDF non sélectionnables sont signalés tout de suite plutôt que découverts au moment de les lire.
OUTILLAGE
3/5
Avant-vente

Dépouiller le règlement de consultation

Odigo
QUAND ÇA INTERVIENT
Dès que le dossier de consultation est téléchargé, avant même de décider si on répond.
EN QUOI ÇA CONSISTE
Le règlement de consultation (le « RC ») est la pièce qui fixe les règles du jeu. Il donne la liste exacte des documents à fournir, les critères sur lesquels l'offre sera notée avec leur poids respectif (par exemple 60 % technique et 40 % prix), et la date et l'heure limites de remise. Il faut le lire ligne à ligne et en tirer une checklist : un seul document manquant élimine la candidature, sans possibilité de régularisation.
CE QU’ON FAIT PEUT-ÊTRE DÉJÀ
Lecture manuelle, prise de notes, checklist reconstruite depuis zéro à chaque consultation.
CE QUE ÇA PRODUIT
Une liste de pièces à réunir, une grille de critères, un rétroplanning jusqu'à la date de remise.
CE QUE L’OUTIL POURRAIT FAIRE
Le règlement est lu par la machine, qui en sort la liste des pièces, la grille des critères avec leurs poids et le rétroplanning jusqu'à la remise. Chaque élément cite le passage du document dont il vient : la lecture humaine sert alors à vérifier, pas à relever.
OUTILLAGE
5/5
Avant-vente

Décider si on répond ou pas

Odigo
QUAND ÇA INTERVIENT
Une fois le règlement dépouillé, et suffisamment tôt pour qu'un « oui » laisse le temps de produire une offre correcte.
EN QUOI ÇA CONSISTE
Répondre à une consultation coûte plusieurs jours de travail qui ne sont facturés à personne. La décision — appelée « go / no-go » dans le jargon commercial — pèse quatre choses : est-ce qu'on sait faire ce qui est demandé ; est-ce qu'on a des références comparables à montrer, car beaucoup d'acheteurs exigent des missions similaires déjà réalisées ; est-ce qu'on a le temps d'ici la date de remise ; et qui sont les concurrents probables sur ce type de marché. Un « non » assumé vaut mieux qu'une réponse bâclée qui consomme le temps et abîme la réputation.
CE QU’ON FAIT PEUT-ÊTRE DÉJÀ
Discussion à deux ou trois, décision orale, aucune trace écrite du motif. Les « non » ne sont comptés nulle part.
CE QUE ÇA PRODUIT
Une décision, et — quand elle est notée — le motif qui permettra plus tard de savoir ce qu'on refuse systématiquement.
CE QUE L’OUTIL POURRAIT FAIRE
L'écran rassemble d'un coup ce qui permet de décider : références comparables retrouvées dans le corpus, charge estimée d'après des missions voisines, plan de charge de l'équipe sur la période. La décision et son motif sont notés, ce qui rend enfin comptables les consultations qu'on abandonne.
OUTILLAGE
2/5
Avant-vente

Monter le dossier administratif de candidature

Odigo
QUAND ÇA INTERVIENT
Dès la décision de répondre, en parallèle de la rédaction de l'offre.
EN QUOI ÇA CONSISTE
Un marché public se répond en deux paquets. Le premier, la « candidature », prouve que le cabinet a le droit et la capacité de contracter : formulaires administratifs normalisés (le DC1 est la lettre de candidature, le DC2 la déclaration de capacités), attestation d'assurance en cours de validité, attestation fiscale et sociale prouvant qu'on est à jour de ses impôts et cotisations, chiffres d'affaires des trois derniers exercices, références de missions comparables, CV des personnes affectées. Ce sont presque toujours les mêmes pièces, mais chaque acheteur les demande dans un format et un ordre différents, et les attestations périment.
CE QU’ON FAIT PEUT-ÊTRE DÉJÀ
Reprise des pièces du dossier précédent trouvé sur le serveur, en espérant que les attestations soient encore valides. Vérification pièce par pièce contre la liste du règlement.
CE QUE ÇA PRODUIT
Le dossier de candidature complet, prêt à déposer.
CE QUE L’OUTIL POURRAIT FAIRE
Les pièces récurrentes sont conservées à jour dans un dossier permanent, avec la date de péremption de chaque attestation. Monter un dossier revient alors à cocher ce que le règlement exige : les pièces valides sont déjà là, les périmées signalées avant qu'on les envoie.
OUTILLAGE
5/5
Avant-vente

Recueillir le besoin du client qui veut lancer un marché

Odigo
QUAND ÇA INTERVIENT
Au tout début d'une mission d'assistance : le client a décidé de lancer une consultation mais ne sait pas encore exactement ce qu'il achète.
EN QUOI ÇA CONSISTE
Quand Odigo travaille pour l'acheteur public et non comme candidat, la première question est de savoir ce qu'il veut vraiment acheter. Un maître d'ouvrage — le propriétaire qui commande les travaux ou les études — arrive rarement avec un besoin formulé : il dit « je veux entretenir mes chaufferies », pas « je veux un accord-cadre à bons de commande de quatre ans sur 180 sites avec un forfait annuel et des interventions au bordereau ». Le travail consiste à interroger, visiter, chiffrer des ordres de grandeur, et transformer une intention en périmètre : combien de bâtiments, quelles prestations, sur quelle durée, pour quel budget.
CE QU’ON FAIT PEUT-ÊTRE DÉJÀ
Réunions et visites de sites, notes manuscrites, note de cadrage rédigée après coup.
CE QUE ÇA PRODUIT
Une note de cadrage qui fixe le périmètre, la durée et l'enveloppe budgétaire du futur marché.
CE QUE L’OUTIL POURRAIT FAIRE
Peu de choses à automatiser : l'entretien reste un entretien. L'outil peut au plus fournir une trame de questions issue des cadrages précédents, et pré-remplir le périmètre à partir des données déjà connues du client.
OUTILLAGE
2/5
Avant-vente

Choisir la procédure et le montage du marché

Odigo
QUAND ÇA INTERVIENT
Une fois le besoin cadré, avant d'écrire la moindre pièce du dossier.
EN QUOI ÇA CONSISTE
Le droit de la commande publique impose une procédure différente selon le montant estimé. En dessous d'un seuil (fixé par la réglementation et révisé tous les deux ans), l'acheteur peut faire une procédure « adaptée » — un MAPA — dont il définit lui-même les règles. Au-dessus, il doit passer en « appel d'offres », beaucoup plus formaliste : délais minimums, publicité européenne, impossibilité de négocier. Il faut aussi choisir la forme du contrat : un marché forfaitaire si la prestation est connue d'avance ; un « accord-cadre à bons de commande » si on ne sait pas à l'avance quelles interventions seront commandées — l'acheteur fixe alors un catalogue de prix unitaires et commande au fil de l'eau, entre un minimum et un maximum. Et il faut décider si le marché est découpé en lots, ce qui ouvre la porte à plus de candidats mais complique la gestion.
CE QU’ON FAIT PEUT-ÊTRE DÉJÀ
Choix fondé sur l'expérience et sur ce qui a été fait la fois précédente pour un client comparable. Les seuils sont vérifiés dans un document de référence tenu à jour à la main.
CE QUE ÇA PRODUIT
Le choix de procédure et de forme de marché, qui conditionne tout le reste du dossier.
CE QUE L’OUTIL POURRAIT FAIRE
Une aide au choix qui, à partir du montant estimé et de la nature du besoin, rappelle le seuil applicable, les délais minimums et les formes de contrat possibles — avec leurs conséquences. Le choix reste au consultant ; ce qui disparaît, c'est la vérification manuelle des seuils dans un document tenu à la main.
OUTILLAGE
3/5
Collecte

Rassembler les données du patrimoine du client

Novamap
QUAND ÇA INTERVIENT
Dès le démarrage d'une mission qui porte sur un parc de bâtiments, avant toute analyse.
EN QUOI ÇA CONSISTE
Impossible de planifier des travaux sur un parc immobilier sans savoir ce qu'il contient. Il faut réunir la liste des bâtiments, leurs surfaces, leur année de construction, l'état de leurs équipements — toitures, chaufferies, ascenseurs, façades — et l'historique des travaux déjà réalisés. Ces informations existent chez le client mais dispersées : un tableur au service technique, un logiciel de gestion locative, des dossiers papier, et la mémoire de deux personnes. Une partie est fausse ou périmée, et il faut le détecter.
CE QU’ON FAIT PEUT-ÊTRE DÉJÀ
Demandes par e-mail, tableurs reçus dans des formats hétérogènes, consolidation manuelle dans un classeur de travail.
CE QUE ÇA PRODUIT
Une base consolidée du patrimoine, qui sert de socle à tout le reste de la mission.
CE QUE L’OUTIL POURRAIT FAIRE
Hors périmètre : c'est le métier de la plateforme patrimoniale. Le seul point de contact utile serait de pouvoir lire ces données depuis l'outil, sans les recopier.
OUTILLAGE
2/5
Collecte

Aller relever l’état des bâtiments sur le terrain

Novamap
QUAND ÇA INTERVIENT
Quand les données transmises par le client sont insuffisantes ou trop anciennes pour être crues.
EN QUOI ÇA CONSISTE
Il s'agit d'aller sur place, bâtiment par bâtiment, et de noter l'état réel de chaque composant : la toiture fuit-elle, la chaudière est-elle en fin de vie, la façade présente-t-elle des fissures. Chaque constat est noté avec une cotation d'état — généralement une échelle de 1 à 4 — et une photo. Sur un parc de plusieurs centaines de logements, c'est plusieurs semaines de terrain, et la qualité de tout le reste de la mission en dépend directement.
CE QU’ON FAIT PEUT-ÊTRE DÉJÀ
Application mobile de relevé quand elle est déployée chez le client, sinon fiches papier puis ressaisie.
CE QUE ÇA PRODUIT
Les relevés d'état, photographiés et cotés, rattachés à chaque bâtiment.
CE QUE L’OUTIL POURRAIT FAIRE
Hors périmètre également, l'application terrain existe déjà. À vérifier tout de même : ce qui remonte du terrain arrive-t-il utilisable, ou faut-il le retravailler ?
OUTILLAGE
2/5
Collecte

Retrouver ce qu’on a déjà écrit sur des missions comparables

Odigo
QUAND ÇA INTERVIENT
À chaque fois qu'il faut rédiger quelque chose — un mémoire, un cahier des charges, un rapport — c'est-à-dire en permanence.
EN QUOI ÇA CONSISTE
Un cabinet qui a dix ans d'existence a déjà écrit la plupart des paragraphes dont il a besoin : une méthodologie de diagnostic, une description de moyens humains, un article technique sur l'entretien des installations de chauffage. Le problème n'est pas de les écrire mais de les retrouver. Aujourd'hui, retrouver un paragraphe suppose de se souvenir dans quelle mission il a été écrit, puis d'ouvrir les fichiers un par un. Ce qui n'est pas retrouvé est réécrit, moins bien, plus lentement.
CE QU’ON FAIT PEUT-ÊTRE DÉJÀ
Fouille dans les dossiers du serveur, de mémoire, par tâtonnement sur les noms de fichiers.
CE QUE ÇA PRODUIT
Des passages réutilisables — ou, plus souvent, du temps perdu et un texte réécrit.
CE QUE L’OUTIL POURRAIT FAIRE
Une recherche sur le contenu des missions passées, pas sur les noms de fichiers : on cherche « fréquence de tonte » et on obtient les paragraphes qui en parlent, avec la mission d'origine. C'est déjà en place dans le POC — c'est la brique qui sert partout ailleurs.
OUTILLAGE
5/5
Production

Rédiger le mémoire technique

Odigo
QUAND ÇA INTERVIENT
Après la décision de répondre, sur les deux à trois semaines qui précèdent la date de remise. C'est le poste le plus lourd d'une candidature.
EN QUOI ÇA CONSISTE
Le mémoire technique est le document qui explique comment le cabinet compte exécuter la mission : sa compréhension du besoin, sa méthode, son organisation, les personnes affectées, ses références. C'est lui qui porte la note technique, souvent 60 % de la note finale. Sa structure n'est pas libre : elle doit suivre exactement les critères annoncés dans le règlement de consultation, faute de quoi l'évaluateur ne trouve pas ce qu'il cherche et note bas. Beaucoup de contenu est repris de mémoires antérieurs, mais chaque reprise doit être adaptée au client, au parc et au vocabulaire du dossier — un copier-coller visible est éliminatoire dans les faits.
CE QU’ON FAIT PEUT-ÊTRE DÉJÀ
Rédaction sous traitement de texte, en partant du mémoire d'une mission antérieure retrouvé de mémoire, puis adaptation paragraphe par paragraphe.
CE QUE ÇA PRODUIT
Le mémoire technique, généralement quarante à quatre-vingts pages.
CE QUE L’OUTIL POURRAIT FAIRE
Le plan est déduit des critères du règlement, et chaque section reçoit des propositions tirées des mémoires antérieurs, avec leur provenance. La rédaction reste humaine : ce qui change, c'est qu'on part d'une matière retrouvée au lieu d'une page blanche.
OUTILLAGE
5/5
Production

Chiffrer la mission qu’on propose

Odigo
QUAND ÇA INTERVIENT
En parallèle du mémoire, et jamais avant lui : on ne chiffre correctement que ce qu'on a fini de décrire.
EN QUOI ÇA CONSISTE
Il s'agit d'estimer combien de jours de travail la mission représente, par phase et par profil — un jour d'ingénieur confirmé ne vaut pas un jour de technicien — puis d'appliquer les tarifs journaliers du cabinet, d'ajouter les frais de déplacement, et de vérifier que le total reste sous l'enveloppe annoncée par l'acheteur. C'est un exercice à double contrainte : trop cher, l'offre perd sur le critère prix ; trop bas, la mission se fait à perte et le cabinet le découvre six mois plus tard. Le seul point d'appui fiable est ce qu'ont réellement coûté les missions comparables déjà réalisées.
CE QU’ON FAIT PEUT-ÊTRE DÉJÀ
Tableur repris d'une affaire précédente, tarifs journaliers ressaisis, comparaison avec les missions passées faite de tête.
CE QUE ÇA PRODUIT
Le chiffrage interne, et le bordereau de prix à remettre à l'acheteur.
CE QUE L’OUTIL POURRAIT FAIRE
Le chiffrage s'appuie sur ce qu'ont réellement coûté les missions comparables : jours par phase et par profil, remontés du corpus. On corrige un point de départ chiffré au lieu d'estimer de mémoire, et l'écart au budget annoncé se voit à la saisie.
OUTILLAGE
4/5
Production

Rédiger le cahier des charges techniques du marché

À trancher
QUAND ÇA INTERVIENT
Au cœur d'une mission d'assistance, une fois le besoin cadré et la procédure choisie.
EN QUOI ÇA CONSISTE
Le cahier des clauses techniques particulières — le CCTP — est la pièce qui décrit ce que le futur titulaire devra faire. Article par article : quelle prestation, sur quels équipements, à quelle fréquence, selon quelles normes, avec quels délais d'intervention. C'est le document le plus structurant du dossier : ce qui n'y est pas écrit ne sera pas exécuté, et ce qui y est mal écrit se paie en litiges pendant toute la durée du marché. Il doit aussi rester assez neutre pour ne pas favoriser un fournisseur particulier, ce que la réglementation interdit. La plupart des articles sont des variantes d'articles déjà écrits pour d'autres clients.
CE QU’ON FAIT PEUT-ÊTRE DÉJÀ
Reprise d'un CCTP antérieur portant sur un objet voisin, puis adaptation article par article sous traitement de texte.
CE QUE ÇA PRODUIT
Le CCTP du marché, généralement trente à cent pages selon le périmètre.
CE QUE L’OUTIL POURRAIT FAIRE
Une trame d'articles proposée à partir des cahiers des charges déjà écrits sur des objets voisins, chacun cité avec sa source. Le travail devient un travail d'adaptation et de tri plutôt que de reprise-copie, et rien n'est inséré sans que son origine soit visible.
OUTILLAGE
5/5
Production

Construire le bordereau de prix et l’estimation des quantités

Odigo
QUAND ÇA INTERVIENT
Juste après le cahier des charges techniques, dont il est la traduction chiffrée.
EN QUOI ÇA CONSISTE
Deux pièces jumelles. Le bordereau de prix unitaires — le BPU — est le catalogue que les candidats devront remplir : une ligne par prestation, avec son unité (au mètre carré, à l'heure, à l'intervention) et une case prix à compléter. Le détail quantitatif estimatif — le DQE — reprend ces lignes en y ajoutant les quantités qu'on prévoit de commander sur une année, ce qui permet de calculer un total comparable d'un candidat à l'autre. La difficulté est double : chaque ligne du bordereau doit correspondre à un article du cahier des charges, sans quoi on achète une prestation qui n'a pas été décrite ; et les quantités estimées doivent être plausibles, sinon un candidat malin place ses prix élevés sur les lignes qu'il sait peu commandées.
CE QU’ON FAIT PEUT-ÊTRE DÉJÀ
Tableur construit à partir du bordereau d'un marché comparable, lignes ajoutées ou retirées à la main, correspondance avec le cahier des charges vérifiée de tête.
CE QUE ÇA PRODUIT
Le bordereau de prix vierge à joindre au dossier, et le détail quantitatif estimatif.
CE QUE L’OUTIL POURRAIT FAIRE
Les postes sont proposés depuis les bordereaux antérieurs, et chaque ligne est rattachée à un article du cahier des charges. L'outil signale ce qui ne correspond à rien : un poste sans article décrit, un article sans poste chiffré. C'est fonctionnel dans le POC.
OUTILLAGE
5/5
Production

Assembler et relire les pièces du dossier de consultation

Odigo
QUAND ÇA INTERVIENT
Avant la publication du marché, une fois toutes les pièces rédigées.
EN QUOI ÇA CONSISTE
Le dossier qu'on publie doit être cohérent d'une pièce à l'autre : la durée annoncée dans le règlement de consultation doit être celle du cahier des charges administratif, les critères de notation doivent correspondre à ce qu'on demande réellement dans le mémoire, les références d'articles doivent exister. Une incohérence entre deux pièces se paie en questions de candidats pendant la consultation, voire en annulation de la procédure si elle porte sur un point substantiel. La relecture est croisée : celui qui a écrit ne se relit pas utilement.
CE QU’ON FAIT PEUT-ÊTRE DÉJÀ
Relecture croisée sur documents imprimés ou en révision, corrections reportées à la main, numérotation de version tenue dans le nom de fichier.
CE QUE ÇA PRODUIT
Le dossier de consultation complet et cohérent, prêt à être mis en ligne.
CE QUE L’OUTIL POURRAIT FAIRE
Un contrôle de cohérence automatique entre les pièces : durées, montants, critères et renvois d'articles comparés d'un document à l'autre. Ce que la relecture croisée cherche à la main est signalé avant même qu'on relise.
OUTILLAGE
3/5
Production

Produire le plan de travaux pluriannuel du client

Novamap
QUAND ÇA INTERVIENT
En fin de mission de diagnostic patrimonial, une fois les relevés faits et consolidés.
EN QUOI ÇA CONSISTE
À partir de l'état relevé sur chaque bâtiment, il s'agit de dire quels travaux faire, dans quel ordre et sur quelles années, en tenant dans une enveloppe budgétaire annuelle. C'est ce qu'on appelle un plan stratégique de patrimoine (PSP) ou un plan pluriannuel de travaux selon le format demandé. L'exercice consiste à arbitrer : une toiture en fin de vie passe avant un ravalement esthétique, mais un ravalement subventionné cette année peut passer avant une toiture qui tiendra encore deux ans. Le résultat se présente en scénarios chiffrés — « au fil de l'eau », « rattrapage en cinq ans » — entre lesquels le client choisit.
CE QU’ON FAIT PEUT-ÊTRE DÉJÀ
Moteur de scénarios de la plateforme patrimoniale, avec ajustements manuels dans un tableur pour les cas particuliers.
CE QUE ÇA PRODUIT
Le plan pluriannuel chiffré et ses scénarios alternatifs.
CE QUE L’OUTIL POURRAIT FAIRE
Hors périmètre : le moteur de scénarios appartient à la plateforme patrimoniale.
OUTILLAGE
2/5
Analyse

Répondre aux questions posées par les candidats

Odigo
QUAND ÇA INTERVIENT
Pendant la période de consultation, entre la publication du dossier et la date limite de remise.
EN QUOI ÇA CONSISTE
Les candidats peuvent poser des questions écrites sur la plateforme : une ambiguïté du cahier des charges, une pièce manquante, une quantité qui paraît fausse. L'acheteur doit y répondre, et surtout diffuser la réponse à tous les candidats en même temps — répondre à un seul serait une rupture d'égalité de traitement, motif classique d'annulation. Certaines questions révèlent une vraie erreur dans le dossier, qui oblige alors à publier un document modificatif et parfois à repousser la date de remise. Le délai de réponse est encadré : passé un certain point avant la date limite, l'acheteur n'est plus tenu de répondre.
CE QU’ON FAIT PEUT-ÊTRE DÉJÀ
Questions relevées sur la plateforme, réponses rédigées au fil de l'eau et republiées à la main, sans historique consolidé d'une consultation à l'autre.
CE QUE ÇA PRODUIT
Les réponses publiées à l'ensemble des candidats, et le cas échéant un dossier modificatif.
CE QUE L’OUTIL POURRAIT FAIRE
Les questions reçues et les réponses données sont conservées d'une consultation à l'autre. Une question déjà traitée sur un marché voisin propose sa réponse antérieure, et l'outil rappelle le délai au-delà duquel on n'est plus tenu de répondre.
OUTILLAGE
3/5
Analyse

Vérifier que les candidatures sont recevables

Odigo
QUAND ÇA INTERVIENT
Immédiatement après la date limite de remise, avant tout examen des offres.
EN QUOI ÇA CONSISTE
L'analyse se fait en deux temps, et l'ordre n'est pas négociable. On examine d'abord les candidatures : le candidat a-t-il fourni toutes les pièces administratives, ses attestations sont-elles valides, ses capacités financières et ses références atteignent-elles le niveau exigé. Un candidat irrecevable est écarté sans que son offre soit ouverte. C'est seulement ensuite qu'on examine les offres des candidats retenus. Une offre arrivée après l'heure limite — même d'une minute, l'horodatage de la plateforme faisant foi — est rejetée sans examen.
CE QU’ON FAIT PEUT-ÊTRE DÉJÀ
Contrôle pièce par pièce contre la liste du règlement, dans un tableau de suivi reconstruit à chaque consultation.
CE QUE ÇA PRODUIT
La liste des candidats admis à l'examen des offres, et la trace motivée des rejets.
CE QUE L’OUTIL POURRAIT FAIRE
La liste des pièces exigées vient du règlement, déjà dépouillé à l'étape précédente. Le contrôle devient un pointage sur une liste juste, avec la trace écrite du motif de chaque rejet — pièce indispensable si un candidat conteste.
OUTILLAGE
4/5
Analyse

Comparer les prix remis par les candidats

Odigo
QUAND ÇA INTERVIENT
Après le contrôle de recevabilité, sur les offres des candidats admis.
EN QUOI ÇA CONSISTE
Chaque candidat renvoie le bordereau de prix rempli. Il faut aligner les offres ligne à ligne pour les rendre comparables, et c'est là que le travail commence : les candidats renomment les lignes, en fusionnent, en oublient, chiffrent parfois une prestation à zéro euro pour faire baisser leur total. Il faut repérer les prix manifestement aberrants — trop hauts sur les lignes qui seront beaucoup commandées, dérisoires sur celles qui ne le seront pas — car ce sont eux qui feront exploser la facture réelle. Sur un bordereau de deux cents lignes et quatre candidats, c'est huit cents cases à confronter.
CE QU’ON FAIT PEUT-ÊTRE DÉJÀ
Tableur avec un onglet par candidat, alignement des lignes à la main, écarts calculés par formule, anomalies repérées à l'œil.
CE QUE ÇA PRODUIT
Le tableau comparatif des offres, avec les écarts au moins-disant et la liste des anomalies à interroger.
CE QUE L’OUTIL POURRAIT FAIRE
Les bordereaux des candidats sont alignés sur le code du poste et non sur le libellé, les écarts au moins-disant calculés, les prix aberrants et les postes non chiffrés signalés. C'est fonctionnel dans le POC : le poste le plus lourd du métier actuel.
OUTILLAGE
5/5
Analyse

Noter les offres et rédiger le rapport d’analyse

Odigo
QUAND ÇA INTERVIENT
Une fois la comparaison des prix faite, avant la présentation au client.
EN QUOI ÇA CONSISTE
Chaque offre reçoit une note sur chaque critère annoncé, selon la méthode publiée dans le règlement — pour le prix, c'est généralement une formule automatique rapportant l'offre la moins-disante aux autres ; pour la technique, c'est une appréciation argumentée, critère par critère. Les notes pondérées donnent un classement. Le rapport d'analyse justifie chaque note : c'est la pièce qui protège l'acheteur en cas de recours d'un candidat évincé, et un candidat peut en obtenir communication. Une note sans justification écrite est une note indéfendable devant le juge administratif.
CE QU’ON FAIT PEUT-ÊTRE DÉJÀ
Notes saisies dans le tableur comparatif, rapport rédigé sous traitement de texte en reprenant la trame d'un rapport antérieur.
CE QUE ÇA PRODUIT
Le rapport d'analyse des offres, avec le classement et la proposition d'attribution.
CE QUE L’OUTIL POURRAIT FAIRE
L'outil calcule ce qui se calcule — la note prix selon la formule publiée — et rassemble les éléments d'appréciation technique. Les notes techniques restent saisies par le consultant : une note produite par une machine ne se défend pas devant le juge administratif.
OUTILLAGE
4/5
Analyse

Comparer les prix d’un client à ceux des autres

À trancher
QUAND ÇA INTERVIENT
Au moment d'estimer un marché à monter, ou de juger si une offre reçue est à un niveau normal.
EN QUOI ÇA CONSISTE
Le cabinet a vu passer les prix réellement remis sur plusieurs marchés comparables, chez plusieurs clients. Savoir qu'un remplacement de robinetterie se paie entre 90 et 130 euros pièce sur les marchés récents transforme une estimation au doigt mouillé en estimation défendable, et permet de dire à un client qu'une offre à 210 euros est hors marché. C'est techniquement possible à partir des bordereaux déjà collectés. Mais ces prix ont été remis dans le cadre d'un marché passé pour le compte d'un client donné, et la question de savoir qui a le droit de les réutiliser n'est pas tranchée.
CE QU’ON FAIT PEUT-ÊTRE DÉJÀ
Pas fait de façon systématique. Comparaison de mémoire, quand quelqu'un se souvient d'un marché comparable.
CE QUE ÇA PRODUIT
Des ordres de grandeur défendables — si la réutilisation des données est autorisée.
CE QUE L’OUTIL POURRAIT FAIRE
Les prix des marchés passés deviennent interrogeables : fourchette observée par nature de poste, sur les marchés comparables. Suspendu à la question de la réutilisation des données — technique simple, juridique à trancher.
OUTILLAGE
4/5
Restitution

Déposer le dossier sur la plateforme avant l’heure limite

Odigo
QUAND ÇA INTERVIENT
Dans les heures qui précèdent la date limite de remise. Souvent le dernier jour.
EN QUOI ÇA CONSISTE
Le dépôt est un acte technique à risque. Il faut vérifier une dernière fois que toutes les pièces exigées sont là et au bon format — beaucoup d'acheteurs imposent le PDF et une taille maximale par fichier —, signer électroniquement les documents qui l'exigent avec un certificat nominatif valide, puis téléverser sur la plateforme. Le téléversement de fichiers lourds prend du temps et peut échouer ; l'horodatage qui fait foi est celui de la fin du dépôt, pas du début. Un dossier complet déposé à 12 h 01 pour une limite à 12 h 00 est rejeté sans examen, et il n'existe aucun recours.
CE QU’ON FAIT PEUT-ÊTRE DÉJÀ
Vérification finale sur la checklist tirée du règlement, signature électronique, dépôt manuel avec marge de sécurité prise au jugé.
CE QUE ÇA PRODUIT
L'accusé de réception horodaté délivré par la plateforme — la seule preuve que le dossier est arrivé.
CE QUE L’OUTIL POURRAIT FAIRE
La vérification finale se fait sur la liste tirée du règlement, pas sur une liste refaite. L'outil peut rappeler l'échéance et alerter sur le format et le poids des fichiers avant le dépôt ; le téléversement lui-même reste manuel, sur la plateforme de l'acheteur.
OUTILLAGE
2/5
Restitution

Présenter les conclusions au client

Odigo
QUAND ÇA INTERVIENT
En fin de mission d'assistance, une fois le rapport d'analyse rédigé.
EN QUOI ÇA CONSISTE
Le client — souvent une commission d'appel d'offres, c'est-à-dire un groupe d'élus ou d'administrateurs qui n'a pas suivi le détail technique — doit pouvoir décider en une heure. Il faut donc présenter le classement, expliquer pourquoi le mieux-disant n'est pas toujours le moins cher, signaler les points de vigilance sur l'offre proposée à l'attribution, et répondre aux objections. La qualité de cette séance détermine largement le fait que le client rappelle le cabinet la fois suivante.
CE QU’ON FAIT PEUT-ÊTRE DÉJÀ
Présentation construite pour l'occasion à partir du rapport d'analyse, sous logiciel de présentation.
CE QUE ÇA PRODUIT
La décision d'attribution du client, et le support de séance.
CE QUE L’OUTIL POURRAIT FAIRE
Le support de restitution est généré depuis le rapport d'analyse : classement, écarts, points de vigilance. Reste à l'adapter au public — une commission d'élus n'entend pas la même chose qu'un service technique.
OUTILLAGE
2/5
Après-vente

Comprendre pourquoi une candidature a été perdue

Odigo
QUAND ÇA INTERVIENT
Dans les jours qui suivent la notification du rejet, tant que le délai de recours court encore.
EN QUOI ÇA CONSISTE
Quand une offre n'est pas retenue, l'acheteur public est tenu de communiquer, sur demande, les motifs du rejet, la note obtenue et celle de l'attributaire, ainsi que les caractéristiques de l'offre retenue. C'est une information rare et précieuse : elle dit si on a perdu sur le prix — auquel cas le problème est le chiffrage — ou sur la technique — auquel cas le problème est le mémoire. Sans cette demande, le cabinet répète la même erreur à la consultation suivante. La demande doit être faite dans un délai court.
CE QU’ON FAIT PEUT-ÊTRE DÉJÀ
Demande faite quand on y pense, réponse classée dans le dossier de l'affaire, rarement relue avant la consultation suivante.
CE QUE ÇA PRODUIT
Les notes et le motif du rejet, et de quoi corriger la réponse suivante.
CE QUE L’OUTIL POURRAIT FAIRE
Une relance automatique dès la notification du rejet, et surtout un endroit où ces retours s'accumulent : sur quoi on perd, prix ou technique, et depuis quand. C'est ce cumul qui manque aujourd'hui, plus que la demande elle-même.
OUTILLAGE
3/5
Après-vente

Être prévenu quand un marché monté arrive à son terme

À trancher
QUAND ÇA INTERVIENT
Plusieurs mois avant l'échéance d'un marché déjà attribué, pour laisser le temps de relancer une consultation.
EN QUOI ÇA CONSISTE
Un marché a une durée, souvent quatre ans avec des reconductions annuelles. À son terme, le client doit relancer une consultation, ce qui suppose de reprendre le cahier des charges, de le réactualiser et de republier — donc une nouvelle mission pour celui qui l'avait monté. Encore faut-il être là au bon moment : six mois avant, le client commence à s'en occuper ; trois mois avant, il a déjà choisi qui l'accompagne. Personne ne suit ces échéances de façon systématique aujourd'hui, alors que ce sont des affaires prévisibles à l'année près.
CE QU’ON FAIT PEUT-ÊTRE DÉJÀ
Rien de systématique. Relance quand un client rappelle, ou quand quelqu'un se souvient d'une échéance.
CE QUE ÇA PRODUIT
Une alerte, et une affaire à relancer — ou rien du tout si personne n'y a pensé.
CE QUE L’OUTIL POURRAIT FAIRE
Les dates de fin des marchés montés sont suivies, et l'alerte tombe assez tôt pour qu'on soit là avant que le client ait choisi quelqu'un d'autre. Peu de code, un effet direct sur le chiffre d'affaires — à condition que la plateforme ne le fasse pas déjà.
OUTILLAGE
4/5

Ajouter une mission relevée en séance